Accompagner la modernisation des collectivités locales

Avec Cre@tic, de nouveaux services en perspective

Publié dans l'édition Nord N. 8494 par

Le Centre de ressources e-administration et technologies de l’information et de la communication et émanation du Centre de gestion de la Fonction publique territoriale du Nord, Cre@tic, aide les collectivités locales du Nord à se moderniser sur l’ensemble de la chaîne de dématérialisation. Entretien avec Myriam Vanrast, responsable qualité et développement au CDG59.

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D.R.

Myriam Vanrast.

La Gazette. Cre@tic a aujourd’hui six ans. Quelle est sa mission ? 

Myriam Vanrast. Cre@tic est un service du Centre de gestion de la Fonction publique territoriale du Nord créé en 2006. Il bénéficie de subventions, notamment européennes, et travaille en étroite collaboration avec le conseil régional du Nord-Pas-de-Calais. Son objectif est d’aider les collectivités (notamment les petites et moyennes car les plus importantes ont souvent un service ad hoc dédié) à se moderniser dans leur fonctionnement et dans tout ce qui concerne la dématérialisation tant de leurs procédures internes que de leurs échanges avec les autres administrations − en particulier la préfecture pour la transmission des actes − et avec les citoyens pour lesquels Cre@tic travaille à la mise en place d’une offre de téléservices.

Centre de ressources e-administration et technologies de l’information et de la communication,  Cre@tic a répondu à un appel à projets européen, Areca (Amélioration des relations élus citoyens administrations). Si le projet portait essentiellement sur l’accompagnement des collectivités à la modernisation et la sensibilisation des élus, il s’est fortement axé sur la télétransmission des actes. Le nouveau projet Areca 2 élargit le spectre au reste de la chaîne de dématérialisation.

 

Quelles actions ont d’ores et déjà été menées ?

Le champ d’action de Cre@tic s’est orienté sur la télétransmission avec la création, en juin 2010, d’un groupement de commandes qui a vocation à fournir à l’ensemble des collectivités qui y adhérent les outils et moyens nécessaires pour pouvoir dématérialiser les actes auprès de la préfecture. La mise en œuvre de ce groupement a bénéficié du soutien et de l’appui de la préfecture qui a participé au groupe de travail. Aujourd’hui, le groupement de commandes compte plus de 500 collectivités adhérentes, auprès desquelles Cre@tic est intervenu gratuitement, grâce aux contributions du Feder, de la Région et du CDG59, pour installer les certificats d’authentification et les connecter au tiers de télétransmission souscrit auprès du groupement. Si quelques-unes ne télétransmettent pas encore, elles sont plus de 400 à le faire ou à pouvoir le faire.

 

Pour quel bilan ?

Cette télétransmission concerne pour l’essentiel des petites et moyennes collectivités. Le trafic généré n’est pas phénoménal car elles n’ont pas, comme les collectivités importantes, beaucoup d’actes à télétransmettre. Nos critères de réussite ne sont donc pas identiques à ceux de la préfecture qui s’attache au nombre d’actes télétransmis et qui est en discussion avec des collectivités, telles le Conseil régional (adhérent au groupement), sur la nomenclature. Pour nous occuper des petites et moyennes collectivités, nous préférons mettre en avant le nombre de collectivités équipées et prêtes à télétransmettre grâce au dispositif d’aide mis en place.

 

Vous avez d’autres projets ?

Ce groupement de commandes a une vocation plus large que la télétransmission. Il concerne aussi la dématérialisation des procédures dans son ensemble. C’est ainsi qu’il propose aussi aux collectivités de les accompagner sur la dématérialisation dès la création des documents. Les premiers outils proposés sont un parapheur électronique avec un circuit de signature électronique et un logiciel de gestion de délibérations. Cre@tic travaille aussi sur un projet de mise à disposition d’un système de GED (gestion électronique de documents), qui devrait déboucher ensuite sur un système d’archivage électronique. La chaîne de la dématérialisation serait alors complète.

Quelques communes et intercommunalités, comme Aniche ou Saint-Jans-Cappel, expérimentent actuellement le parapheur. La dernière commune à avoir signé une convention d’accompagnement est celle de La Madeleine, qui n’est pas parmi les plus petites des communes adhérentes.

Sur la GED et l’archivage, encore au stade du projet, Cre@atic n’accompagne pas encore de collectivité mais s’y prépare activement. C’est ainsi que le CDG59 a fait l’acquisition de nouveaux bâtiments sur la zone industrielle du Hellu. Une partie d’entre eux  est destinée à accueillir le système d’archivage électronique avec la création d’une salle blanche. La fin des travaux en cours est prévue pour la mi-2013 et l’équipement devrait suivre rapidement. Une fois obtenu l’agrément de tiers archiveur, Cre@tic pourrait accueillir les premières collectivités en test au dernier trimestre 2013 au plus tôt, voire début 2014.

 

Comment va s’organiser le déploiement de ces outils ?

Le parapheur et la gestion des délibérations sont des champs d’action qu’il sera possible de déployer dès janvier. Comme pour la télétransmission, le plan de déploiement se fera par étapes, avec, dans un premier temps, des réunions plénières de sensibilisation qui devraient réunir plus de 500 personnes sur les territoires que sont le Dunkerquois, l’arrondissement de Lille, le Douaisis et l’Avesnois. Pour les collectivités qui auront fait part de leur intérêt pour cette offre et pour un accompagnement, seront ensuite mises en place des réunions plus techniques et plus opérationnelles qui permettront d’entrer dans le vif de la matière, avant, au final, de passer au stade individuel pour l’installation et le paramétrage. Ce circuit administratif s’inscrit dans la continuité de la télétransmission.

En parallèle, Cre@tic développe un autre champ davantage centré sur les aspects techniques et organisationnels avec le lancement prochain de tout un programme de sensibilisation et d’accompagnement à la sécurité des systèmes d’information. Equiper les communes et leur apporter des outils est une bonne chose, sauf que la plupart ne sont pas informées des risques potentiels qu’elles encourent à utiliser l’outil informatique ou à dématérialiser certains éléments. Ce programme d’action démarre le jeudi 15 novembre par une conférence (cf encadré)qui a pour intitulé « La confiance face aux risques numériques ». Représentée lors des réunions de sensibilisation et de présentation de l’ensemble des actions qui se tiendront dans les territoires entre le 15 novembre et la fin décembre et l’année prochaine, cette action se déclinera ensuite par des réunions spécifiques ouvertes aux collectivités intéressées par un accompagnement plus personnalisé.

Une expérimentation est en cours depuis ce mois d’octobre à Gondecourt et à Avesnes-les-Aubert, dans le premier cas une commune entre 50 et 100 agents et dans le second une commune de moins de 50 agents. L’objectif est de poser les grands axes de réflexion en termes de  politique de sécurité des systèmes d’information et de définir un référentiel type, par taille de collectivités, exploitable par le plus grand nombre.

Via le groupement de commandes, et si nécessaire, les collectivités pourront avoir recours à des prestataires pour mettre en place l’ensemble de la démarche (audit et mesures correctives).

 

 Qu’en est-il de l’offre évoquée de téléservices ?

Au-delà de la politique de sécurité des systèmes d’information, Cre@tic a pour projet de mettre en place une plate-forme de téléservices accessibles à l’ensemble des collectivités équipées a minima d’un site internet. L’idée est qu’elles  puissent se relier à cette plate-forme et proposer à leur population des services en ligne logés au niveau de la plate-forme. Ces services en ligne ne sont pas encore définis, mais ils pourraient concerner, par exemple, tout ce qui touche au périscolaire, les inscriptions, les cantines, les garderies, les centres de loisirs sans hébergement, avec − pourquoi pas − un système de paiement en ligne. D’autres accès pourraient toucher la e-démocratie et la e-citoyenneté.

 

Quelles perspectives pour Cre@tic ?

Après le projet Areca, Cre@tic a obtenu l’autorisation et les engagements financiers pour mener à bien le projet Areca 2 qui s’étale sur deux ans. Le projet pourrait avoir une vocation régionale. Certains sujets, comme l’archivage électronique, mériteraient une mutualisation des structures.

 

ENCADRE

 

Jeudi 15 novembre, au Centre de concours et d’examens à Lezennes 

Conférence « La confiance face au numérique »

 

Certaines collectivités n’ont pas de sauvegarde de leurs données. Certains services ne sont pas sensibilisés à l’utilité d’un mot de passe, aux conditions de son efficacité, à la sécurisation des messages, au cryptage de données… Et si certaines données «sensibles» venaient à être capturées par un tiers, quelle responsabilité des élus ? Quelles obligations face à la Cnil ? La gestion des risques numériques s’impose aujourd’hui au cœur des préoccupations des collectivités. Pour informer sur la gestion des risques numériques dans les collectivités et sur les solutions pour les réduire, le CDG59 organise une journée thématique «Quelle confiance face aux risques numériques ?».

Parmi les intervenants, le commandant Février, de la Gendarmerie nationale du Nord, sur la cybercriminalité, Me Nicolas Samarcq, consultant et avocat spécialisé TIC, ainsi que des élus locaux, Akim Oural, conseiller de LMCU, Richard Olszewski, conseiller municipal de Roubaix et conseiller délégué de LMCU, et Didier Leblond, maire de Landrecies.

 

Le programme de la conférence

− A partir de 8h30 : accueil

− 9h : allocution d’ouverture

− 9h : conférence : «Les conséquences du développement des échanges numériques entre collectivités, citoyens et entreprises»

−10h45 : présentation des dispositifs d’accompagnement par les services du CDG59 et de la Région

− 11h15 : table ronde : «La responsabilité des élus face aux risques numériques»

− 12h30 : déjeuner

− 14h : atelier 1 : « Faire évoluer nos comportements ? »

− 14h : atelier 2 : « Quels choix techniques pour protéger son système d’information ? »

− 15h30 : clôture des travaux

 

Jeudi 15 novembre 2012 – Centre de concours et d’examens − ZI du Hellu −1, rue Paul-Langevin à Lezennes.